Datenschutzhinweise

Informationen nach Art. 13 DSGVO zur elektronischen Arbeitszeiterfassung (Web-Anwendung und App „Stempelo“) der Alpha IT Remarketing GmbH. Stand: Oktober 2026.

1. Verantwortlicher

Alpha IT Remarketing GmbH, Saarbrückener Str. 254, 38116 Braunschweig
vertreten durch die Geschäftsführung (Erkan Simsek)
Telefon 0531 2245 9515 · E-Mail info@alpha38.de
Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an diese Adresse.

2. Wessen Daten und wofür?

Das System dient ausschließlich der Arbeitszeiterfassung und Personalorganisation für Beschäftigte der Alpha IT Remarketing GmbH: Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten, Soll-/Ist-Abgleich und Stundenkonto, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Dienstplanung, Korrekturen von Zeiten, interne Aufgaben und Mitteilungen. Eine Nutzung durch Dritte ist nicht vorgesehen.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

  • Stammdaten: Name, Benutzername, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle, Eintrittsdatum, Arbeitszeitmodell (Soll-Stunden), Urlaubsanspruch.
  • Zeitdaten: Beginn und Ende von Arbeit, Pausen, Fahrzeiten und Dienstgängen, gewählter Arbeitsort und ggf. Projekt, Notizen, Korrektur-Anträge.
  • Standortprüfung: Nur beim Einstempeln bzw. Standortwechsel in der App und nur, wenn für den Arbeitsort eine Prüfung eingerichtet ist, wird der Standort kurz abgefragt. Gespeichert wird ausschließlich die berechnete Entfernung in Metern zum Arbeitsort – keine Koordinaten, keine Bewegungsprofile, keine Ortung im Hintergrund.
  • Abwesenheiten: Urlaub und sonstige Abwesenheiten mit Zeitraum und Notiz. Krankheitszeiten sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO): Sie sind besonders geschützt; Teamleiter sehen dafür nur „Abwesend“, die Art der Abwesenheit sehen nur Sie selbst und die Geschäftsführung/Administration. Bitte tragen Sie keine Diagnosen ein.
  • Protokoll (Audit-Log): Wer hat wann welche Zeiten, Anträge oder Stammdaten geändert – zur Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit.
  • Technische Daten: Anmeldesitzung (technisch notwendiges Cookie, keine Tracking- oder Werbe-Cookies), Anmelde-Schlüssel der App (verschlüsselt auf Ihrem Gerät gespeichert), App-Version sowie die IP-Adresse bei Anmeldeversuchen zum Schutz vor Passwort-Raten (nur kurzzeitig, höchstens 15 Minuten).

4. Rechtsgrundlagen

  • Durchführung des Arbeitsverhältnisses und gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG, § 16 Abs. 2 ArbZG.
  • Krankheitszeiten: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG.
  • IT-Sicherheit, Missbrauchsschutz und Protokollierung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, nachvollziehbaren System).
  • Standortprüfung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Standortfreigabe auf dem Gerät können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Telefons entziehen.

5. Wer hat Zugriff? Empfänger

Intern nur, soweit erforderlich: Sie selbst, Teamleiter (eingeschränkt, siehe oben) und Geschäftsführung/Administration. Zur Lohnabrechnung können Zeitdaten an die Steuerberatung/Lohnbuchhaltung übermittelt werden. Technische Dienstleister im Auftrag (Art. 28 DSGVO):

  • IONOS SE (Montabaur) – Betrieb des Servers, Rechenzentrum in der EU.
  • Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen) – Speicherung der Datensicherungen in Deutschland. Die Sicherungen sind vor dem Hochladen verschlüsselt; der Dienstleister kann sie nicht lesen.
  • ALL-INKL.COM – Versand von Einladungs-E-Mails über das dienstliche Postfach.

Die App selbst sendet Daten nur an den Server der Zeiterfassung (zeit.alpha-it.de) – keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste. Die Installation über den Apple App Store bzw. TestFlight unterliegt den Datenschutzbestimmungen von Apple. Eine Übermittlung in Drittländer durch uns findet nicht statt.

6. Speicherdauer

  • Arbeitszeit- und abrechnungsrelevante Daten: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 16 ArbZG mind. 2 Jahre; lohnrelevante Unterlagen nach HGB/AO bis zu 6 bzw. 10 Jahre), danach Löschung.
  • Audit-Log, entschiedene Korrektur-Anträge: 2 Jahre (automatische Löschung).
  • Einladungs-Links: 30 Tage nach Nutzung/Ablauf; App-Anmeldungen: höchstens 90 Tage; Web-Sitzungen: 12 Stunden Inaktivität.
  • Datensicherungen: 14 Tage auf dem Server, 30 Tage bzw. Monatssicherungen 12 Monate verschlüsselt beim Backup-Dienstleister.

7. Sicherheit

Verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Schutz vor Passwort-Raten, rollenbasierte Zugriffsrechte, Protokollierung von Änderungen, verschlüsselte Datensicherungen sowie regelmäßige Sicherheitsupdates.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Ihre eigenen Zeiten und Abwesenheiten können Sie jederzeit in der App bzw. unter „Meine Stunden“ einsehen. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

9. Pflicht zur Bereitstellung

Die Erfassung der Arbeitszeit ist gesetzlich und arbeitsvertraglich erforderlich. Die Standortfreigabe in der App ist freiwillig; ohne sie wird lediglich die Entfernungsprüfung übersprungen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung findet nicht statt.

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